Seit dem 1. Januar 2025 hat sich der Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland grundlegend verändert: Unternehmer müssen für inländische B2B-Umsätze elektronische Rechnungen empfangen können. Für Elektro- und Solarfachbetriebe betrifft das nicht nur die Buchhaltung. Eingehende Rechnungen für Material, Gerüste, Messdienstleistungen oder Nachunternehmerleistungen müssen in einem belastbaren Ablauf angenommen, geprüft und archiviert werden.
Die Pflicht zum Empfang ist von der Pflicht zur Ausstellung zu trennen. Wer heute eine PV-Anlage überwiegend für Privatkunden errichtet, muss deshalb nicht sofort jede Ausgangsrechnung als E-Rechnung versenden. Dennoch lohnt es sich, den Ablauf jetzt aufzubauen. Eine sauber zugeordnete Rechnung gehört zur fachgerechten Projektdokumentation, ebenso wie Netzunterlagen, Prüfprotokolle und Leistungsnachweise. Hinweise zur rechtlichen Einordnung und zu typischen Umsetzungsfragen veröffentlicht auch das Autorenteam des Magazins.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können
Paragraf 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz, kurz UStG, unterscheidet seit 2025 zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern gilt: Der Rechnungsempfänger muss eine E-Rechnung empfangen können, wenn es sich um einen inländischen B2B-Umsatz handelt. Beide Beteiligten müssen dafür im Inland ansässig sein.
Die Empfangspflicht gilt unabhängig davon, ob der Betrieb selbst schon verpflichtet ist, Ausgangsrechnungen elektronisch auszustellen. Sie betrifft daher auch kleinere Elektro- und Solarfachbetriebe. Entscheidend ist nicht, ob überwiegend Privatkunden beauftragen, sondern ob Lieferanten oder Dienstleister dem Betrieb Rechnungen über Leistungen für das Unternehmen stellen.
Ein E-Mail-Postfach kann als Empfangsweg genügen
Für den Empfang verlangt das Gesetz keine besondere Plattform und keine spezielle Rechnungseingangssoftware. Ein funktionsfähiges E-Mail-Postfach kann grundsätzlich genügen, wenn der Betrieb darüber E-Rechnungen tatsächlich empfangen und verarbeiten kann. Das Postfach sollte nicht ausschließlich an eine einzelne Person gebunden sein, die bei Urlaub, Krankheit oder Betriebswechsel ausfällt.
Praktisch empfiehlt sich eine eindeutig benannte Adresse für Rechnungen, etwa rechnung@betrieb.de. Diese Adresse sollte Lieferanten mitgeteilt und regelmäßig überwacht werden. Legen Sie außerdem fest, wer Dateien aus dem Postfach abholt, wer fachlich prüft und wer sie an die Buchhaltung oder Steuerkanzlei übergibt.
- Richten Sie einen klaren Empfangskanal für Lieferantenrechnungen ein.
- Benennen Sie mindestens eine Vertretung für den Rechnungseingang.
- Dokumentieren Sie den Eingang mit Datum, Absender und Projektbezug.
- Verhindern Sie, dass Rechnungen nur in persönlichen Postfächern einzelner Mitarbeitender verbleiben.
Die Zustimmung des Empfängers ist für den Empfang einer gesetzlichen E-Rechnung nicht mehr erforderlich. Für sonstige elektronische Rechnungen, etwa ein reines PDF per E-Mail während der Übergangszeit, bleibt die rechtliche Einordnung davon zu unterscheiden. Im Alltag sollte der Betrieb Lieferanten dennoch mitteilen, welche Rechnungsadresse und welches Format er bevorzugt verarbeiten kann.
Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes elektronisches Format
Eine PDF-Datei ist nicht allein deshalb eine E-Rechnung, weil sie elektronisch übermittelt wurde. Nach Paragraf 14 Absatz 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein und die richtige sowie vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglichen.
XRechnung und ZUGFeRD richtig einordnen
Die Norm EN 16931 bildet den zentralen technischen Maßstab. XRechnung ist ein strukturiertes Rechnungsformat, das diese Norm abbildet. Es liegt häufig als XML-Datei vor. Eine solche Datei ist für Menschen ohne geeignete Anzeige häufig schwer lesbar, enthält aber die Daten für die automatisierte Verarbeitung.
ZUGFeRD kann ebenfalls eine E-Rechnung sein, wenn die verwendete Ausprägung die Anforderungen der EN 16931 erfüllt. Typisch ist eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Die sichtbare PDF erleichtert die Prüfung, die eingebetteten Daten erlauben die elektronische Weiterverarbeitung. Nicht jede beliebige PDF mit angehängter Datei erfüllt diese Voraussetzungen.
| Format | Praktische Eigenschaft | Worauf der Betrieb achten sollte |
|---|---|---|
| XRechnung | Strukturierte Daten, häufig XML | Anzeige und Import in der eingesetzten Software testen |
| ZUGFeRD nach EN 16931 | Sichtbares PDF mit strukturierten Daten | PDF und eingebettete Daten gemeinsam unverändert ablegen |
| Reines PDF | Bild- oder textbasierte Darstellung ohne erforderliche Struktur | Keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn |
Für den Betrieb ist weniger der Dateiname entscheidend als die verlässliche Verarbeitung. Klären Sie mit Buchhaltungssoftware, Steuerkanzlei oder Rechnungsworkflow, welche Formate importiert, angezeigt und revisionssicher gespeichert werden. Ein Test mit einer Musterrechnung verhindert, dass eine formal richtige Datei im Tagesgeschäft ungelesen liegen bleibt.
Für die Ausstellung gelten gesetzliche Übergangsregeln
Die grundsätzliche künftige Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt. Bis zum Ende des Jahres 2026 dürfen Rechnungsaussteller für inländische B2B-Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Dazu zählen Papierrechnungen und, unter den jeweils erforderlichen Voraussetzungen, sonstige elektronische Rechnungen wie ein einfaches PDF.
Im Jahr 2027 gilt diese Möglichkeit weiter, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens, nicht der Wert des einzelnen Auftrags und nicht der Umsatz des Rechnungsempfängers. Ab dem Jahr 2028 ist für die erfassten inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich die E-Rechnung vorgesehen.
Privatkundenrechnungen und B2B-Rechnungen getrennt betrachten
Ein Solarfachbetrieb, der Aufdachanlagen an private Bauherren verkauft, stellt in diesen Fällen keine B2B-Rechnung. Die beschriebenen Ausstellungsregeln für inländische Umsätze zwischen Unternehmern erfassen solche Rechnungen nicht. Das entbindet den Betrieb aber nicht davon, E-Rechnungen von gewerblichen Lieferanten und Dienstleistern entgegenzunehmen.
Auch gemischte Geschäftsmodelle verlangen eine klare Zuordnung. Arbeiten Sie etwa für einen Bauträger, eine Gewerbehalle oder einen anderen Elektroinstallateur, kann eine B2B-Rechnung vorliegen. Prüfen Sie vor der Rechnungsstellung, wer Vertragspartner und Leistungsempfänger ist. Umsatzsteuerliche Sonderfragen, etwa zur Steuerschuldnerschaft oder zu Leistungen über Grenzen hinweg, sollten im Einzelfall mit der Steuerberatung geklärt werden.
Die Übergangszeit ist kein Grund, das Thema aufzuschieben. Wer zunächst nur einzelne B2B-Ausgangsrechnungen in einem EN-16931-konformen Format erzeugt und den Import eingehender Dateien testet, erkennt Lücken rechtzeitig. Eine wirtschaftliche Betrachtung von Software, Prozessen und Zusatzaufwand finden Sie im Beitrag E-Rechnung im Elektrobetrieb: Kosten richtig einordnen.
Kleinbetragsrechnungen bleiben von der Pflicht ausgenommen
Kleinbetragsrechnungen im Sinn von Paragraf 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, kurz UStDV, sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Eine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn der Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Für sie gelten vereinfachte Anforderungen an die Rechnungsangaben.
Auch Fahrausweise nach Paragraf 34 UStDV gehören zu den Ausnahmen. Für diese Vorgänge besteht daher keine Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen. Die Ausnahme betrifft die Ausstellungspflicht. Sie bedeutet nicht, dass jede Rechnung mit einem kleinen Betrag ohne Prüfung beliebig abgelegt werden darf.
Ausnahmen nachvollziehbar anwenden
Erfassen Sie auch Kleinbetragsrechnungen so, dass Beschaffung, Anlass und Projektbezug verständlich bleiben. Ein Kassenbon für Kleinmaterial kann bei einer Gewährleistungsfrage oder bei der Nachkalkulation relevant sein. Fehlt die Zuordnung, ist später oft nicht mehr erkennbar, für welche Anlage oder welchen Serviceeinsatz das Material verwendet wurde.
Bei größeren Eingangsrechnungen sollten Sie nicht aus Bequemlichkeit auf eine bloße Papierablage zurückfallen. Wird eine strukturierte E-Rechnung empfangen, ist gerade diese Datei der maßgebliche Beleg für die elektronische Weiterverarbeitung und Aufbewahrung. Ein Ausdruck ersetzt keinen geordneten digitalen Ablauf.
Eingehende Dateien müssen fachlich und technisch geprüft werden
Der Empfang einer Datei ist noch keine Rechnungsprüfung. Zuerst muss der Betrieb feststellen, ob sich die Datei öffnen und lesbar anzeigen lässt. Bei XML-basierten Formaten ist dafür ein Viewer oder die Buchhaltungssoftware nötig. Bei hybriden Formaten sollte geprüft werden, ob die sichtbare Darstellung und die strukturierten Daten plausibel zusammenpassen.
Danach folgt die fachliche Prüfung: Stimmen Lieferant, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Menge, Preis, Steuerangaben und Zahlungsdaten? Passt die Rechnung zum Angebot, zur Bestellung, zum Lieferschein oder zum bestätigten Nachunternehmerauftrag? Unklare Abweichungen gehören vor der Freigabe zurück an den Aussteller.
Ein einfacher Prüfablauf für das Tagesgeschäft
- Datei am zentralen Eingang entgegennehmen und unverändert speichern.
- Format technisch öffnen und die Lesbarkeit sicherstellen.
- Lieferant, Pflichtangaben und Rechenwerte prüfen.
- Rechnung einem Auftrag, Lagerzugang oder Kostenbereich zuordnen.
- Freigabe, Rückfrage oder Korrekturbedarf nachvollziehbar vermerken.
- Strukturierte Daten an Buchhaltung oder Steuerkanzlei übergeben und gemeinsam mit dem Beleg archivieren.
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen richtet sich nach Paragraf 14b UStG und beträgt grundsätzlich acht Jahre. Elektronisch eingegangene Rechnungen sollten in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie eingegangen sind. Bewahren Sie bei ZUGFeRD deshalb nicht nur einen Ausdruck oder ein losgelöstes PDF auf, sondern die vollständige Originaldatei. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, sind bei der Ausgestaltung des Verfahrens ebenfalls zu beachten.
Projekt- und Rechnungsablage müssen zusammenpassen
Eine Eingangsrechnung ist für einen Solar- oder Elektrobetrieb nicht nur ein Buchungsbeleg. Sie belegt oft, welches Modul, welcher Speicher, welcher Wechselrichter oder welche Dienstleistung zu einem bestimmten Projekt gehört. Die Rechnung sollte daher nicht ausschließlich im Buchhaltungsordner liegen, während Angebot, Materialliste, Messprotokoll und Inbetriebsetzungsunterlagen an anderen Orten abgelegt sind.
Vergeben Sie für jedes Projekt eine eindeutige Kennung und nutzen Sie diese Kennung in Auftrag, Bestellung, Rechnungseingang und Projektakte. Verknüpfen Sie die Rechnung mit dem Leistungsnachweis und, soweit fachlich sinnvoll, mit Seriennummern, Lieferscheinen und technischen Dokumenten. So lässt sich bei einer Reklamation, einer Garantieanfrage oder einer steuerlichen Rückfrage der Vorgang ohne Suche in mehreren Mailpostfächern nachvollziehen.
Besonders bei PV-Projekten müssen Fristen und Dokumente zusammengeführt werden. Die Registrierung im Marktstammdatenregister, Netzanschlussprozesse und die technische Übergabe folgen nicht automatisch dem Rechnungsdatum. Der Beitrag PV-Projektfristen richtig berechnen zeigt, wie sich Termine vom Anschluss bis zur Registrierung systematisch einordnen lassen.
Dokumentation schafft belastbare Übergaben
Zur vollständigen Akte gehören je nach Projekt unter anderem Netzanmeldung, Inbetriebsetzungsprotokoll, Erstprüfung mit Messprotokoll, Material- und Liefernachweise, Registrierung sowie Übergabeunterlagen. Welche Prüfungen und Nachweise im konkreten Fall erforderlich sind, hängt von Anlage, Netzbetreiber, Vertrag und technischem Regelwerk ab. Für die Abnahme hilft die Checkliste zur Erstprüfung einer PV-Anlage als fachlicher Bezugspunkt.
Legen Sie Berechtigungen so fest, dass Baustelle, Projektleitung und Buchhaltung nur die Daten ändern können, für die sie zuständig sind. Korrekturen an Rechnungen müssen als neue oder berichtigte Belege erkennbar bleiben. Eine nachvollziehbare Versionierung schützt nicht nur vor Fehlern, sondern erhält auch die Beweiskraft der Unterlagen.
Projektakte und E-Rechnung jetzt gemeinsam einführen
Seit 2025 muss Ihr Betrieb E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können. Ein betreutes E-Mail-Postfach, ein getesteter Umgang mit XRechnung und ZUGFeRD sowie ein verbindlicher Prüf- und Ablageprozess sind die praktischen Mindestschritte. Für die Ausstellung geben die Übergangsregeln Zeit, aber sie ändern nichts daran, dass strukturierte Rechnungsdaten künftig zum normalen Geschäftsablauf gehören.
Verbinden Sie den Rechnungseingang mit der jeweiligen Anlage statt mit einem losgelösten Dateiordner. Anlagenakte für vollständige Projekt- und Anlagendokumentation bündelt Netzanmeldung, Inbetriebsetzung, Prüfprotokoll, Registrierung im Marktstammdatenregister und Übergabedokumentation für den Kunden in einer Akte. Wenn Sie den Ablauf für Ihren Betrieb prüfen, eine Vorführung planen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
